任務1 掌握應用文的含義、特點及分類
一、應用文的含義
寫作，是人們在感受、認識客觀事物的過程中，用語言符號把思維結果有選擇地記錄、表達出來的創造性的精神勞動。
應用文書寫作，是以實用為目的的寫作。應用文是應用寫作的文字表現形態。應用文是國家黨政機關、企事業單位、社會團體或個人在工作、學習和生活中使用的，用以處理公或私事務、傳播信息、表述意願而撰寫的具有一定的慣用體式的實用性文章。
二、應用文的特點
（一）實用性
實用性是應用文最大、最本質的特點。它為解決實際問題或達到某種目的而寫，對像明確，因而具有更強烈、更鮮明、更直接的實用性。
（二）針對性
所謂針對性，其一是說應用文的內容都具有極強的針對性，它們都是直面實際的社會生活的方方面面，為解決其需要解決的各樣問題而寫作的，寫作的目的明確而具體，不是漫目的，泛泛而論。其二是指所有的應用文都是針對一定的讀者而寫的，都有確定的閱讀範圍、閱讀對像。
（三）時效性
應用文都是為解決實際需要而寫的，而社會需要總是處於運動變化中的，它的解決是有時效性的，也就是說，要限定在一定的時間和範圍內來處理解決的，這就決定了應用文具有時效性這一特點。時效性要求應用文的寫作必須及時、適時。
（四）規範性
大部分的應用文體在長期的使用中都逐漸形成了比較固定的格式。這裡所說的格式，包括書寫、排印、行款式樣、結構環節、習慣用語、稱謂、簽署等等。這些格式或國家明文規定，或人們約定俗成，使得各種文體清晰醒目、界限分明，便於寫作、閱讀、處理（分類、立卷、歸檔、查詢等等）。對於應用文的規範格式，要重視遵守，不可任意變動。
（五）平實性
平實性是就應用文的風格而言的，其要求是內容簡明扼要，表達清晰流暢，語言樸實平易。應用文是為了實用而寫作的，把問題說清講明即可，不需要拖泥帶水、言不及義，更不能微言大義、晦澀難懂。
三、應用文的分類
應用文的文章體裁，種類繁多。由於標準不同，它的分類也不盡相同。
根據使用功用，常用的應用文一般分為如下幾種：
（一）法定公文類。指《國家行政機關公文處理辦法》中所規定的文種。它們是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和紀要等。
（二）事務文書類。指黨政機關、社會團體、企事業單位處理日常事務，用以溝通信息、總結經驗、研究問題、規範行為的文書。它們雖然也用於辦理公務，但卻特定的體式、規範的執法程序及嚴格的行文規則，一般也法定的行政效力。包括工作計劃、工作總結、簡報、調查報告、述職報告、會議文書等。
（三）新聞文體類。指用以進行信息傳播和宣傳報道的文體。包括消息、通訊、特寫、專訪等。
（四）科技文書類。指用於科學技術、學術研究和科技管理等方面的文書。包括學術論文、畢業論文、實驗報告、科技綜述、產品說明書等。
（五）財經文書類。指在經貿活動中使用的、用以處理經濟事務、研究經濟問題、反映經濟活動的具有一定格式的應用文體。包括經濟活動分析報告、審計報告、市場預測報告、可行性研究報告、投標書、招標書、廣告、合同等。
（六）司法文書類。指在司法工作中形成的處理各種訴訟案件及非訴訟案件的具有法律效力或法律意義的文書。包括起訴狀、上訴狀、申訴狀、答辯狀等。
（七）禮儀文書類。指為了禮儀社交目的或在禮儀場合使用的文書。包括請柬、歡迎詞、祝酒詞、答謝辭、歡送詞、告別詞等。
任務2 掌握應用文的構成要素
一、主題
（一）主題的含義
主題與材料是應用文書內容的基本要素。主題，又稱主旨、題旨、立意等。具體地說，主題就是通過文章的具體材料所表達的中心思想、基本觀點或要說明的主要問題，是作者對客觀事物的評價和態度。
（二）主題的來源
主題的主要來源於三個方面：一是來源於社會生活的客觀需要，解決現實問題，指導實際工作。二是來源於本單位、本部門或個人處理公、私事務時的需要。三是來源於黨和政府的方針政策與有關決策意圖。
（三）主題的表現方法
1.顯現法。又叫直接法，是在文章的某一部位，用明確而簡練的語言，直截了當地把主題表述出來。
2.對比法。是通過文章不同側面或不同性質內容的對比來揭示主題。
（四）主題的寫作要求
1.正確。主題正確是撰寫應用文的基本要求。應用文主題要以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論為指導，符合黨和國家的方針政策、法律、法規，同時也要符合客觀實際，反映出客觀事物的本質與規律。
2.集中。主題集中指應用文要集中表達一個主題。集中表達一個主題即重點要突出。圍繞一個中心思想把問題說深說透，不要試圖在一篇文章中表達許多意圖，也不要在一篇文章中使用許多與主題關的材料，使主題分散、零亂。
3.深刻。撰寫應用文要求揭示所反映事物的本質及其內部規律，提出推進社會發展的有益見解。
4.鮮明。指應用文的觀點必須明確。文章肯定什麼，反對什麼，作者要態度鮮明，表述得清清楚楚，明明白白，決不能夠模稜兩可含糊其詞，使讀者不容易理解。
二、材料
（一）材料的含義
材料，是指作者為了某種寫作目的，從實際工作、學習、生活中搜集到的或寫入文章中的一繫列事實根據和理論根據，如人物、事件、數據、例證、原因、道理等。它包括經過作者選擇提煉後寫進具體文章中的材料，以及作者在寫作之前搜集積累的原始材料。
（二）主題與材料的關繫
主題與材料的關繫主要有：材料是文章的內容，主題是文章的思想，兩者要統一；主題要統帥材料，圍繞主題選擇材料；材料必須能夠證實主題，材料與主題一致。
（三）材料的選擇和使用
1.收集材料
收集材料要求全面，深入，細致，具體方法有：
①觀察，是作者憑借自己的感覺對對像進行有目的、有計劃、比較持久的感知，記錄所得的材料。包括總體觀察、細節觀察、比較觀察和過程觀察等，都有由表及裡、由現像到本質的深入過程。這是取得第一手材料的主要途徑。
②體驗，即置身於對像所處的環境之中，用整個身心去感受。通過體驗，獲得切身感受，以積累素材。
③調查訪問，即通過向知情人、有經驗的人詢問以了解真實情況，獲得材料。可以綜合運用觀察、體驗、查詢、閱讀等手段，采用開座談會、個別訪問、現場了解、蹲點調查、問卷調查等方法有目的、有計劃地采集材料。
④間接攝取，包括：一是閱讀觀聽，就是從各種文獻、音像資料中獲取材料。二是計算機檢索。它是當今最便利、最普遍的搜集材料的方法。
2.選擇材料。要緊扣主題選擇具有真實性、典型性和新穎性的材料。材料必須真實，應當對所選材料的真偽加以甄別，對材料中的地點、時間、人物、事件的過程及具體的數據須加以核實。要選擇具有典型性的材料，因為典型性材料反映事物的共性和特征，能夠揭示事物的本質和規律，對證明觀點有很強的說服力。要選擇具有新穎性的材料，因為新材料往往反映新事物、新情況、新思想，更符合時代的特點，容易引起人們的共鳴，給讀者以思想上的啟示。
4.材料的使用。使用材料直接關繫到主題的表達和文章的質量。要根據應用文的不同性質決定材料的使用方式。材料的使用方式有二：一是作為撰寫應用文的依據，具體材料並不寫入文章；二是作為文章的論據或消息的主體，這些材料就必須寫入文章。材料的使用還有詳略問題，根據文章的撰寫目的，確定材料使用的詳略。
三、結構
（一）結構的含義
結構是指文章內部的組織和構造，是作者按照主題的需要，對材料進行的有機組合和編排，又稱謀篇布局。文章的結構具有兩重含義：一是宏觀結構，即文章的總體構思、大體框架；二是微觀結構，即對文章的層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。
（二）結構的內容
1.開頭與結尾
（1）常見的開頭方式有：陳述目的式、說明根據式、交待緣由式、概述情況式、提出問題式、引述來文式。
（2）常見的結尾方式有：自然收尾式、總結歸納式、特別強調式、補充說明式、期望號召式、慣用語式。
2.層次與段落
（1）安排層次的常見方式有：① 縱式層次結構，即思路縱向展開的結構方式。具體有兩種類型：時間順序式和邏輯順序式。② 橫式層次結構，即思維橫向發展的結構方式。③ 縱橫結合式層次結構。即將縱向推進和橫向展開結合起來交叉安排層次的結構方式。
（2）劃分段落要注意：保持段意的單一性；注意段意的完整性；注意段落的有序性；段落的長短要適度。
3.過渡與照應
（1）過渡。秘書寫作中，需要過渡的情況大致有三種：①從一層意思轉換到另一層意思，從一件事情轉換到另一件事情時。②當內容由總到分或由分到總時。③表達方式變化時，由敘到議或由議到敘時。
過渡的形式有明渡和暗渡兩種。明渡指有明顯標志的過渡，常用的形式有過渡段、過渡句或過渡詞語。暗渡指明顯標志的過渡，主要靠層次、段落間的邏輯關繫來過渡。
（2）照應。常用的照應方法有：首尾照應；文題照應；文中照應。
四、語言
（一）語言的表述要求
應用文的語言運用要求，總的來說，要表述準確、恰當，不能使記載與傳遞的信息變異、失真或導致接受者歧解，從而貽誤工作。應用文的語言表述，根據不同文體，須遵循下述要求：
1.嚴謹莊重。具體要求是：使用規範化的書面語言；使用含義明確而具有限定性的詞語；使用專用詞語。
2.準確恰當。應用文的語言表述必須符合客觀實際，符合邏輯，即概念明確，判斷和推理正確而恰當，同時還要符合語法修辭的規範。
3.樸實得體。樸實，即文風要樸實華，語言實在，強調直接敘述。不追求華麗辭藻，也不搞形像描寫，更不用含蓄、虛構的寫作技巧。得體，即指應用文的語言適應不同應用文的種類需要，說話有分寸，適度。
4.簡明生動。應用文用語必須簡明精煉，用盡可能少的文字，濃縮大量的信息，做到言簡意賅。
（二）應用文專門用語
1.稱謂詞。在應用文寫作中，若涉及機關或個人時，通常應直呼機關的全稱或規範化的簡稱，以及對方的職務或“××同志”、“××先生”。在表述指代關繫的稱謂時，一般用下列專門用語：第一人稱：“本”、“我”，後面加上所代表的單位簡稱。第二人稱：“貴”、“你”，後面加上所代表的單位簡稱。第三人稱：“該”，在應用文中使用廣泛，可用於指代人、單位或事物。
2.領敘詞。常用的有：根據、按照、為了、接……、前接或近接……、遵照、敬悉、收悉、查、為……特……、……現……如下等。領敘詞多用於文章開端，引出法規、政策或上級文件等作為行文的根據或事實依據，也有的用於文章中間，起前後過渡、銜接的作用。
3.追敘詞。追敘詞是用以引出所追敘事實的詞。寫作中有時需要簡要追敘有關事件的辦理過程，為使追敘的內容出現得自然，通常使用追敘性詞語。如：業經、前經、均經、即經、復經等。
4.承轉詞。承轉詞又稱過渡用語，是承接上文轉入下文時使用的關聯、過渡詞語，主要用於陳述理由及事實，引出作者的意見和方案等。承轉詞不僅有利於文辭簡明，而且起到前後照應的作用，如：為此、據此、故此、鋻此、綜上所述、總而言之、概言之等。
5.祈請詞。祈請詞又稱期請詞、請示詞，用於向受文者表示請求與希望。如：希、即希、敬希、請、望、敬請、煩請、懇請、要求等。
6.商洽詞。商洽詞又稱詢問詞，用於征詢對方意見和態度，具有探詢語氣。如：是否可行、妥否、當否、是否妥當、是否同意、意見如何等。
7.受事詞。受事詞即向對方表示感謝、感激時使用的詞語。如：蒙、承蒙等。
8.命令詞。命令詞即表示命令或告誡語氣的詞語，目的在於增強公文的嚴肅性與權威性，引起受文者的高度注意。如：著、著令、特命、責成、令其、迅即，切切、毋違、切實執行、不得有誤、嚴格辦理。
9.目的詞。目的詞是直接交待行文目的的詞語。用這類詞簡明直接地表示行文目的，以便受文者正確理解並按時辦理。如：請批復、請函復、請批示、請告知、請批轉，請查照辦理、請遵照辦理、請參照執行，望周知、請備案、請審閱等。
10.表態詞。表態詞又稱回復用語，即針對對方的請示、問函，表示明確的意見時使用的詞語，如：應、應當、同意、不同意、準予備案、請即試行、按照執行、可行、不可行、迅即辦理等。
11.結尾詞。結尾詞即置於正文最後，表示正文結束的詞語。有用以結束上文的詞語，如：特此報告、特此通知、特此批復、特此函復、特此函告、特予、此致、謹此、此令、此復等；有再次明確行文的具體目的與要求的詞語，如：……為要、……為盼、……是荷、……為荷等；有表示敬意、謝意、希望的詞語，如：敬禮、致以謝意、謹致謝忱等。
（三）語言的表達方式
1.敘述。敘述方式有順敘、倒敘、插敘、分敘等。文章中記敘事件的發展過程，介紹單位的基本情況，一般都是按順敘，即時間先後為序來敘述。倒敘、插敘、分敘等用得較少，隻在通訊、消息、調查報告的寫作中纔用得上。
2.說明。說明在應用文寫作中使用廣泛，如解說詞、廣告詞、說明書、簡介等文體。文體如經濟文書、科技文書、訴訟文書、行政公文等，也常常借助說明的方法解釋事理，剖析事理。
3.議論。調查報告、簡報、嘉獎令、總結、通報等文體，經常在敘述事實、說明情況的基礎上，表明對人物、事件、問題的評價。指示、決議、紀要等公文，也常用議論來闡明黨和國家的方針、政策，讓下級機關和群眾理解和執行。
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